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Il ciclo di vita dell’archivio inizia con la fase di allestimento, composta di alcuni momenti:
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Sopralluogo e valutazione: durante il sopralluogo, valutiamo insieme i volumi, il tipo di archivio richiesto e le modalità di prenderlo in gestione. Mettiamo a disposizione le nostre esperienze per suggerire le soluzioni che possono andar bene per la vostra realtà
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Trasferimento documenti. Se il vostro archivio verrà custodito da noi, il trasferimento fisico prevede un accurato controllo delle condizioni dell’archivio e la verifica della codifica di ogni unità.
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Elaborazione Documenti. Partendo dalla situazione “as is”, tutte le unità di archivio vengono esaminate, suddivise, normalizzate e catalogate.
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Consolidamento dell’archivio: per arrivare alla situazione “to be”, ovvero al vostro archivio ben strutturato, uniforme e coerente. Tutte le unità di archivio sono posizionate in archivio e il sistema S.I.T.C.A. è aggiornato con i riferimenti dei vostri documenti.
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Durante la permanenza in archivio, la metodologia archivi@ndoc prevede procedure per diverse tipologie di richieste:
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Richiesta documento. Quando vi servono documenti singoli oppure unità di archivio, basta chiedere! Usando una procedura semplice e veloce, concordata con voi per includere eventuali esigenze particolari, si richiede il documento o unità in questione. Entro un tempo molto breve, avrai in mano quello che ti serve. I documenti possono essere consegnati a mano, via corriere o anche via e-mail o fax se non vi serve l’originale.
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Ricerche particolari. Alcune volte sorge la necessità di ricostruire una certa situazione, con tutta la relativa documentazione. Un nostro esperto può eseguire la ricerca per voi oppure potete venire voi a fare la ricerca con l’assistenza di un nostro addetto per il supporto logistico.
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Report. Periodicamente vi forniamo report sullo stato del vostro archivio. Sono previsti elenchi completi delle unità archiviate; elenchi delle variazioni (unità nuove o dismesse); ed elenchi dei documenti e/o unità originali ancora da voi a seguito di una richiesta.
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La fase finale di un documento, chiamato la fase di fine vita prevede alcune procedure per garantire la corretta gestione di ogni documento:
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Verifica documenti: Vi informiamo dei documenti e/o unità che hanno raggiunto la loro “fine vita”. Per ogni documento, potete decidere se dovrà essere tenuto ancora in archivio, o se dovrà essere oggetto di smaltimento o distruzione.
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Smaltimento: La procedura di smaltimento è consigliata per documenti che non contengono dati sensibili. Con il vostro esplicito consenso, i vostri documenti saranno dismessi dall’archivio e dati a un gestore di smaltimento di fiducia che gestisce questa fase delicata con sicurezza.
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Distruzione: Di solito, la procedura di distruzione è preferibile per i documenti contenenti dati sensibili o informazioni confidenziali. Con il vostro esplicito consenso, i documenti in questione saranno dismessi dall’archivio in condizioni di sicurezza e distrutti da noi o da un fornitore specializzato nella distruzione di documenti riservati. Alla fine dell’operazione vi forniamo un verbale certificando l’avvenuta distruzione.
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NC Programs vi offre servizi con un alto livello di professionalità e qualità attraverso metodologie consolidate e un rapporto di fiducia.
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Per ulteriori informazioni, contattarci al: info@ncprograms.it
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